Técnicas de gestión del tiempo.

¿Por qué te cuesta ser dueña de tu tiempo?

Después de dedicar minutos, horas y días a la lectura y aplicación de consejos sobre la gestión del tiempo he llegado a una conclusión. Ningún método me funciona todo lo bien que yo quisiera porque lo han creado otros y los han creado para sí mismos.

¿Te suena el libro Organízate con eficacia, de David Allen? Confieso que la primera vez que lo leí, lo devoré, y la segunda y lo diseccioné. 

En mi vida intentar gestionar el tiempo y casi conseguirlo tiene sentido, pero mi vida es sencilla.

Página 30 del libro: “Reflexione por un momento sobre cómo sería su organización personal si ésta estuviera absolutamente bajo control, a todos los niveles y a todas horas. ¿Qué le parecería poder dedicar el ciento por ciento de su atención a lo que tuviera entre manos, a lo que eligiera, sin distracciones?

Pues bien, eso es posible. Existe un modo de controlarlo todo, relajarse y hacer las cosas importantes con el mínimo esfuerzo, en todos los ámbitos de su vida y su trabajo. Puede experimentar lo que en artes marciales se llama una “mente como el agua” y aquello a lo que los atletas de élite se referirán como la “zona”, dentro del complejo mundo en el que estamos metidos. De hecho, es probable que ya haya experimentado ese estado alguna que otra vez. “

¿En serio? Mañana, al salir del trabajo y ver a mi compañera, trabajadora, madre, esposa,  hija, tía y hermana, cómo de camino al coche repasa la lista de tareas que le quedan aún por hacer hasta poder sentarse a descansar en el sofá le diré que no entiendo cómo no puede tener una “mente como el agua”.

Mi intención en esta entrada post era contar mi experiencia sobre la gestión del tiempo y de cómo fui aplicando todos los consejos que funcionaron durante unos meses. Creé mi bandeja de entrada para las tareas pendientes y liberé mi mente. Recopilé, procesé, organicé y revisé. Creé listas de “Acción siguiente” y “Algún día”. Apliqué la técnica de los 2 minutos, que es lo único que practico hoy en día y me funciona. Esto es, si hay algo que puedes hacer en 2-5 minutos, hazlo.

Empecé a documentarme para escribir la entrada. Además de hojear de nuevo el libro de Allen busqué vídeos que resumieran el método de GDT y que fueran más amenos. Entonces me sorprendieron varias cosas:

1º. En una búsqueda inicial sólo eran hombres los que hablaban  sobre Gestión del tiempo.

2º. Aunque finalmente encontré vídeos cuyas protagonistas eran mujeres la mayoría de las veces hablaban del tiempo haciendo referencia a la vida laboral. Cuando tratan el ámbito personal casi exclusivamente hablan de tiempo libre, es decir,  tiempo para cuidarse, hacer deporte, salir con los amigos y leer. Un buen ejemplo es el vídeo de María José Viñas, Psicóloga y Coach.  

 

María José nos recomienda llevar una agenda para anotar las tareas laborales y, también, las personales, como quedar con un amigo, dedicar tiempo al deporte, ocio o, por qué no, ir al supermercado y cocinar. El vídeo es perfecto para las personas casadas o solteras pero sin responsabilidades familiares.

Jaume Josa habla del ámbito profesional y resume en el vídeo la metodología de David Allen.

 

Llegados a este punto pensé que no iba a poder ofrecer nada a mis compañerxs de trabajo, amigxs, padres y madres padecedores de estrés por no llegar a nada. Confieso que me empezaba a alejar del método que nos propone David Allen. Es útil y muy completo pero algo complicado y poco flexible.

Entonces me topé con Ada Mier. Mier habla de roles, no sólo el de empresaria sino también del rol de pareja o del de madre, entre otros. El vídeo es bastante largo, aunque te voy a comentar partes interesantes.

 

En el minuto 31 aproximadamente, Mier habla de un concepto “La Matriz de Administración del Tiempo” cuya utilidad es evaluar nuestros “pendientes”. Según la fuente que consultes puedes encontrar que el creador de la matriz es  Dwight D. Eisenhower o Stephen Covey.

Matriz de Gestión del Tiempo.

Matriz de Gestión del Tiempo.

La matriz se divide en 4 cuadrantes:

Cuadrante I: Importante y Urgente. Son aquellas tareas que si no las haces tendrás problemas. La solución, ¡ Hazlo Ya!

Cuadrante II: Importante y no urgente. Tareas que si bien son imprescindibles que las logremos o tienen una fecha a cumplir o esa fecha no es determinante. Planificalo. Aquí es donde tenemos que vivir.

Cuadrante III: No importante y urgente. Aquellas tareas que tienen que ser cumplidas con tiempo pero que no son importantes. Delégalo.

Cuadrante IV: No importante y no urgente. Todas las tareas que se refieren al ocio y al tiempo. Postérgalo o no lo hagas. Los ladrones de tiempo. ¿Quienes son estos ladrones?. Facilmente identificables, son las redes sociales, mensajes instantáneos, etc.

Aquí hago un inciso. Para mi, sí son ladrones de mi tiempo. Para esos padres o madres, trabajadores que después de su vida laboral tienen que dedicarse al cuidado de niños, casas y mayores, no creo que sea una opción eliminar distracciones para sacar máximo partido a los minutos del día. Primero, porque son expertos en estirar el día y, segundo, porque para ellos esos ladrones del tiempo no existen.

Lo importante de la matriz es convertir lo “Importante y Urgente” en “Importante y no urgente” y, por tanto, planificable. En este cuadrante es donde hay que vivir.

Para que puedas colocar tus pendientes en los cuadrantes apropiados, Míer te propone este flujo de preguntas. Partiendo del cuadrante I, la respuesta a cada una te hará gestionar las actividades e ir pasándola al resto de los cuadrantes.

Partiendo de lo Importante y Urgente.

Partiendo de lo Importante y Urgente.

Te animo a que hagas este ejercicio. Es más, te dejo una superplantilla para que lo hagas en casa y si puedes con toda tu familia. Si lo quieres hacer más entretenido, imprime la plantilla en un A3 o A4, escribe en tiras de papel las tareas pendientes y entre todos vais decidiendo dónde colocarlas.

Tu plantilla

Tu plantilla.

Otro momento importante del vídeo es el minutos 43:43: donde Mier te enseña a gestionar tus  actividades con esta tabla.

Planifica según roles.

Planifica según roles.

Aquí es donde anotar qué quieres conseguir según tus roles y qué hacer para conseguirlo.

Por ejemplo, en el rol de madre, tu reto de esta semana hablar más con tus hijos o inculcarles ciertos valores. Según tu rol y tu reto planificarás la semana.

Pensarás que es una barbaridad “agendarlo” todo, como dice Míer, pero quizá tenga razón, porque si no lo planificas al final acabas no haciéndolo. No es malo anotar que tienes que visitar a tus padres los domingos, al final lo vas a hacer. Un asistente a la charla le pregunta que él cuando va a visitar a su madre no puede saber cuánto va a durar la visita. Aunque parezca tener poca sensibilidad eso, también se recomienda planificar que la visita tenga una hora de inicio y de fin, así luego no irás con la lengua fuera para intentar llegar al resto de tareas. Eso sí, hazlo con sutileza para que tu madre no sepa que la tienes en tu agenda de 17:00 a 18:30h.

¿Qué te ha parecido? ¿Complicado? Puede ser. Te recomiendo que veas el vídeo y pongas estos ejercicios en práctica.

Si buscas algo más sencillo puedes seguir el sistema de tableros que Kanban. Se aplica en un entorno laboral pero lo puedes aplicar también en tu vida personal.

 

Una aplicación para móvil que te puede resultar muy útil y que sigue el mismo sistema kanban es Trello.

Tableros Trello

Tableros Trello.

A mi me resulta una aplicación muy útil, eso sí, debes ser constante a la hora de anotar.

Puede que al final me haya quedado un post demasiado  infumable para aquellas personas tan tan atareadas que sólo puedan dedicarle 5 minutos a decidir cómo poder planificar su tiempo.

Trabajador/a, madre/padre, pareja, amigo/a, hermano/a, hijo/hija, te aconsejo que al menos hagas el ejercicio de la matriz de la gestión del tiempo una vez a la semana o incluso todos los días. Sin duda, la clave de estirar el tiempo es planificar y el estrés es la presión por falta de él.

Para que seas consciente de lo que supone una sobrecarga de tareas no asumibles por la falta de tiempo, te dejo la primera parte de la entrevista de Punset a la neurocientífica Sonia Lupien. En ella podrás encontrar afirmaciones tan devastadoras como que la OMS predice que en 2020 la depresión relacionada con el estrés crónico será la segunda causa de invalidez en el mundo.

 

¿No tienes tiempo de ver el vídeo? Pues aquí te dejo las fases para que detectes si estás crónicamente estresado:

1ª fase  Cuando empiezas a tener problemillas con la digestión y empiezas a tomar pastillas para el estómago, esa es la primera señal. Cuando los niños se quejan de dolor abdominal puede ser estrés.

2ª fase. En algún momento el cerebro te pedirá algo bueno, como si estuviera diciendo que ha trabajado mucho y necesita una recompensa. Entonces beberás más alcohol, fumarás más y tomarás más helados.

3ª fase: Enfermas. Problemas de memoria, cambios en la personalidad, te enfadas y puede aparecer la depresión.

Una recomendación más. Párate, respira y asume que el día tiene un número de horas finitas. Planifica todo lo que puedas y recuerda,  “el hablar no cuece el arroz.

¿Cómo gestionas tu tiempo? ¿Tienes algún truco? Me encantaría saberlo. Puedes dejar tu comentario. 

 

Escrito por mmbits

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6 Responses

  1. Glòria dice:

    Muy interesante tu post! yo tambien estoy en busca y captura de la mejor gestión de mi tiempo y finalmente he acabado con Trello, aunque estoy empezando. Con Chrome me permite añadir la extension Elegantt (diagrama de gantt) y en configuración me he añadido los potenciadores: Calendario y avisos e-mail.. Espero que sea mi metodo definitivo… Gracias por el artículo!

  2. Ana Contrera dice:

    Sinceramente, después de haber leído decenas de post y artículos, de haber visto muchos videos de coachs y minimalistas en la red, sobre gestión de tiempo, después de haber probado diversas aplicaciones, me quedo con la vieja y querida agenda (papel y lápiz).
    Claro que la matriz de los 4 cuadrantes me ayudó a “ver” algunas cosas de otro modo, pero tampoco la uso.
    Aclaro que soy madre, ama de casa, traductora, profesora y fabricante de cosméticos caseros.

    • mmbits dice:

      Es cierto, el papel y lápiz casi nunca fallan. También es verdad que de cada método vas adoptando truquillos que al final te ayudan a hacer el tuyo propio. Gracias, Ana y es gente como tú la que nos debe enseñar como de verdad gestión del tiempo.

  3. Esti dice:

    Quizás os interese el método del Bullet Journal (http://bulletjournal.com/).
    Es totalmente personalizable y sólo hace falta una libreta. También hay vídeos de mucha gente explicando cómo lo han adaptado a sus preferencias y las modificaciones que han hecho para que sea más útil para ellos. Incluso permite combinarlo con otros sistemas.
    Yo intenté el GTD y como dices es bastante complejo y rígido. También probé el método de las 43 carpetas (43 folders en inglés), que está bien para tenerlo en un escritorio e ir archivando papeles, billetes de tren/avión/x , entradas, folletos, etc. e ir revisando cada cosa a su tiempo. Me parece útil pero lo veo más como un complemento a otro sistema más “portátil”. Es decir, para apuntar cosas que tengo que hacer prefiero el algo como el Bullet Journal.

    • mmbits dice:

      Esti, voy ausar el método Bullet Journal para mi trabajo. Se está complicando cada vez más y tengo muchas cosas que ir anotando. Ya os contaré si funciona. Muchas gracias por la información.

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